Meldepflicht
Sämtliche Veranstalter, die unentgeltliche Dienstleistungen und/oder öffentlichen Grund und Boden von der Gemeinde beanspruchen wollen oder ein erhöhter Koordinationsbedarf besteht, müssen ihren Anlass bis spätestens 31. Oktober mit dem dafür vorgesehenen Grundgesuchanmelden. Veranstaltungen mit Lautsprecheranlagen in der Spiezer Bucht sind aufgrund des vom Gemeinderat festgelegten Kontingents für Lautsprecheranlagen ebenfalls zwingend mit dem Grundgesuch anzumelden.
Später eingereichte Gesuche werden vom Büro für Veranstaltungen trotzdem geprüft, jedoch haben die zuvor eingereichten Gesuche Priorität. Für diese Gesuche besteht kein Anspruch auf unentgeltliche Dienstleistungen der Gemeinde.
Arbeitsprozess
Das Büro für Veranstaltungen nimmt die formelle und materielle Prüfung der Gesuche um grundsätzliche Zustimmung vor. Die angemeldeten Anlässe durchlaufen jeweils im November eine für den Gemeinderat vorberatende Arbeitsgruppe Anlässe. Diese besteht aus Mitgliedern des Mühlemattleists, der Spiez Marketing AG, des Vereins Bucht Spiez und Vertretern der Abteilungen der Verwaltung. Über die Durchführung und Unterstützung des Anlasses entscheidet abschliessend der Gemeinderat in einer Sitzung Ende Jahr. Die Eröffnung der Zusage oder Absage an den Veranstalter erfolgt im Januar und mittels einer Publikation an die Bevölkerung. Dem Veranstalter wird die Zusage oder Absage zudem schriftlich eröffnet. Wenn der Anlass gutgeheissen wird, muss der Veranstalter bis spätestens zwei Monate vor der Veranstaltung ein Detailgesuch mit sämtlichen Unterlagen einreichen, damit die Bewilligung rechtzeitig und korrekt erteilt werden kann. Das Detailgesuch wird den Veranstaltern mit der grundsätzlichen Zustimmung Anfang Jahr zugestellt. Wiederkehrende, gleichbleibende Veranstaltungen erhalten bereits Anfang Jahr gestützt auf das Grundgesuch und die letztjährige Veranstaltung die Bewilligung zugestellt.
Gesuch um gastgewerbliche Einzelbewilligungen
Für Festwirtschaften ist zudem das Gesuch um gastgewerbliche Einzelbewilligungen spätestens 20 Tage und bei Grossanlässen mit über 500 Personen 60 Tage vor dem Anlass bei der Standortgemeinde einzureichen.
